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无纸化的好处和你呼吸氧气的好处一样重要——你的生命取决于它。不夸张!

按照我们现在的毁林速度,我们在未来100年(或更短的时间)就会摧毁地球上所有的雨林。

美国每年消耗约6800万棵树来生产纸张和纸制品。在过去的40年里,全世界的纸张消耗量增长了400%。

简而言之,我们需要无纸化!让我们先讨论一下好处。

在家无纸化的好处

无纸化使最重要的文件触手可及。你不需要记住密码,不需要记住病史,也不需要千里迢迢只为得到一张纸。

如果你不使用纸张,你会节省金钱、时间、精力、环境和空间。让我们看看这些在家无纸化的好处密切关注。

经济利益

削减,甚至消除纸张、能源和存储的成本。是的,最初你需要花一些钱来实现无纸化。但一旦你抛弃了纸张,你就再也不用去买信封、打印纸、橡皮图章、运行打印机(这是一项能源密集型活动),或者购买碳粉和墨水了,永远都不用了!

你可以安全地在网上存储你的文件,陈述,账单,照片和其他文件。如果你喜欢,可以自动支付账单以节省时间。

存储和检索记录容易

如果你从老家搬到新家,很容易把重要文件放错地方。如果你一直保持一种无纸化的文化,你就不太可能丢失重要文件。

你可以从硬盘和闪存驱动器等离线存储,或者从谷歌Drive、Dropbox、微软Azure、Box或iCloud等云服务中检索文档。

无纸化的一个关键好处是可以组织和控制你的文件。以数字格式存储文档可以使它们可检索、可搜索、可归档,并在需要时可共享。你将完全控制你的宝贵信息,没有任何地理限制。

安全

大多数云和桌面存储软件解决方案至少使用与银行或政府网站相同级别的安全加密。这些存储工具使用时间戳、多因素身份验证和其他高级安全措施,因此黑客不太可能破坏它们。

拯救地球

减少你的碳足迹使用更少的纸张。更好的是,消除纸质文件。

如何实现无纸化

现在,享受无纸化的好处吧。这是如何。

养成索要电子文件的习惯

如果公司提供电子报表、发票和账单,总是要求它。这个简单的习惯会减少你邮箱里的纸张数量。

你要小心避免使用伪造支票存根生成器或任何可能让你受到伤害的东西。

是有纪律的

决定采取必要的行为,把你所有的纸质副本成功地变成电子文档。无纸化是一种新事物,所以你会对你使用的存储、归档和检索系统有一个学习曲线。

使用双扫描

不要选择手动将文档的每一页插入扫描仪。相反,使用一个具有良好的文件输入功能的设备。

选择能够扫描文档两面的扫描仪(即双工扫描)。如果您需要位置独立性,请选择无线扫描仪。

你想要一台能够承担无纸化工作的扫描仪。富士通名声在外持久的打印机。如果你没有那么多工作要做,你可以选择低价的扫描仪,如爱普生、兄弟、Neat和Doxie。

去无纸化的确

专注于你的任务;在您的扫描器旁边维护一个分段堆栈,以便您保存所有要扫描的文档。

你选择使用的电子归档系统是至关重要的。创建一个合适的文件归档、命名和标签系统,让搜索扫描文件变得容易。

您可以选择将您的扫描文件直接发送到您的Dropbox, Evernote,谷歌驱动器,或其他云存储,这取决于您的扫描仪。

把它放在一起

无纸化的好处是显而易见的,采取的步骤也相对简单。然而,大多数人都觉得抽出时间来查找和上传文档令人生畏。

有些人担心他们不能信任提供在线文档存储的服务。做好你的尽职调查。

信用卡公司、银行、公用事业供应商都在使用在线存储解决方案;这是安全的标志。

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