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无纸化的好处正变得和你从呼吸氧气中获得的好处一样重要——你的生活依赖于它。不夸张!

按照我们现在的毁林速度,在未来的100年(或更短的时间),我们将摧毁地球上所有的热带雨林。

美国每年消耗约68万棵生产纸和纸制品。全球纸张消费量在过去40年里增长了400%。

简而言之,我们需要无纸化!让我们先讨论一下好处。

在家无纸化的好处

无纸化把你的最重要的文件在你的指尖。你不必记住密码,你的病史,或有前往千里只是为了得到一张纸。

如果你不用纸张,你会节省金钱、时间、能源、环境和空间。让我们看看这些在家里无纸化办公的好处密切。

财务效益

削减,甚至消除纸张,能源和存储成本。是的,你需要首先花点钱去无纸化。但是,一旦你已经抛弃了论文,你永远都买信封,打印机用纸,橡皮图章,运行的打印机(一个能源密集型的活动),或购买墨粉和墨水,直到永远!

您可以安全地在线存储文档,电子结,票据,照片和其他文件。如果你喜欢它,自动化您的账单支付,以节省时间。

易于存储和检索记录

如果你要从旧房子搬到新房子,很容易把重要的文件放错地方。如果你一直保持无纸化的文化,你就不太可能丢失重要的文件。

你可以从硬盘和闪存驱动器等离线存储,或者谷歌Drive、Dropbox、Microsoft Azure、Box或iCloud等云服务中检索文件。

无纸化办公的主要优势正在组织和文档的控制。在数字格式保存在文档使他们检索,搜索,存档,并在需要时,可共享。你必须没有任何地域限制在你的有价值的信息完全控制。

安全

大多数云和桌面存储软件解决方案至少使用与银行或政府网站相同级别的安全加密。这些存储工具使用时间戳、多因素身份验证和其他高级安全措施,因此黑客几乎不可能攻击它们。

拯救地球

减少你的碳足迹通过减少用纸。更好的是,消除纸质文件。

如何实现无纸化

现在,享受无纸化带来的好处吧。这是如何。

获取询问电动副本的习惯

如果公司提供电子对账单、发票和账单,一定要要求他们提供。这个简单的习惯可以减少你邮箱里的文件数量。

你要小心,以避免使用假薪水存根生成或其他任何可能暴露你的伤害。

是有纪律的

决定采取必要的行为,成功地将所有纸质文件转换为电子文件。无纸化是一种新事物,所以你需要学习如何使用存储、归档和检索系统。

使用双面扫描

不要选择文档的每一页手动插入扫描仪。相反,使用具有良好的文档进纸器的装置。

选择能够扫描文档两面的扫描仪(即双工扫描)。如果需要位置独立性,请选择无线扫描器。

您需要一个能够承担无纸化带来的工作量的扫描仪。富士通的声誉耐用的打印机。您可以选择低价格的扫描仪像爱普生,兄弟,整洁,Doxie如果你没有那么多的工作要做。

无纸化实际上

留在你的任务之上;维持旁边的扫描仪升级堆在那里你把所有的文件进行扫描。

你选择使用的电子归档系统是至关重要的。通过创建适当的归档、命名和标记系统,方便您搜索扫描的文档。

你可以选择将你的扫描文件直接发送到你的Dropbox, Evernote,谷歌驱动器,或其他云存储,这取决于你的扫描仪。

把它全部一起

的无纸化办公的好处是显而易见的,所要采取的步骤相对简单。然而,大多数人都会觉得望而生畏留出时间去寻找和上传文件。

有些人担心他们不能信任提供在线文档存储的服务。做好你的尽职调查。

信用卡公司,银行,公用事业供应商都使用在线存储解决方案;这是一个标志,它是安全的。

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